Cómo documentar una cadena de custodia de muestras

Empieza en la selección

Anota lote, unidad de origen, criterio de selección, fecha y persona responsable. Si el muestreo lo hace el proveedor, déjalo explícito. Si se obtiene una muestra compuesta, documenta de qué unidades procede y qué pregunta permite responder; no la presentes como si cada envase hubiera sido ensayado.

Asigna un identificador que no cambie al enviarse al laboratorio. Si el laboratorio utiliza su propio código, guarda la correspondencia. Incluye cantidad y estado de la muestra según lo que pueda observarse, sin hacer afirmaciones analíticas antes de la prueba.

Registro de transferencias ilustrativo

Estos códigos son ficticios. La utilidad está en poder seguir M17 sin depender de la memoria de quien preparó el paquete. Una fotografía complementa el registro, pero no reemplaza cantidades, identificadores ni la confirmación de recepción.

Gestiona interrupciones

Si se desconoce una transferencia o llega un sello diferente, documenta la observación y consulta al laboratorio antes de interpretar resultados. No reconstruyas una firma o una hora por aproximación. Puedes registrar «hora no disponible» y explicar la consecuencia para la confianza en la muestra.

• Evitar etiquetas que se desprendan durante el traslado.
• Mantener instrucciones de conservación junto al envío.
• Separar datos personales del identificador de muestra.
• Conservar la solicitud analítica y el informe final vinculados.

Qué demuestra y qué no

WHO ofrece contexto para manejo de muestras; NIST diferencia la historia de una muestra de la trazabilidad metrológica del resultado. Una cadena completa no corrige un muestreo sesgado ni valida el procedimiento analítico. Su función es conservar la identidad y hacer visibles las limitaciones de lo que se puede inferir.