Cómo registrar la recepción de un pedido por lote

Prepara el registro antes de abrir

Ten disponible la orden aceptada, la lista de empaque y el contacto para incidencias. Anota fecha, hora, transportista y número de bultos. Registra daños visibles del embalaje y conserva fotografías que no expongan datos personales innecesarios.

Después concilia referencias, presentaciones y lotes. Si un pedido llega dividido, crea una recepción por entrega y conserva el saldo pendiente. No cierres toda la orden porque el primer paquete coincida parcialmente; el registro debe permitir detectar lo que todavía falta.

Ejemplo de conciliación ilustrativa

El total recibido es 30 y aun así existe una diferencia importante: dos unidades pertenecen a otro lote. Si sólo sumaras envases, la sustitución desaparecería. Mantén las unidades identificadas y solicita su documentación antes de decidir si corresponden a lo acordado.

Cierra cada discrepancia con una acción

El registro debe indicar quién realizó el conteo y quién resolvió las diferencias. No alteres la cantidad recibida para que coincida con la factura. Si llega una reposición, registra una nueva entrada vinculada a la incidencia, de modo que otra persona pueda reconstruir ambos movimientos.

• Cantidad: conciliar con proveedor y documento de despacho.
• Identificación: solicitar correspondencia de códigos.
• Empaque dañado: conservar evidencia y separar material afectado.
• Documento faltante: asignar responsable y fecha de seguimiento.

Qué no permite decidir el conteo

Una inspección visual no demuestra identidad química, pureza ni estabilidad. Tampoco una caja fría acredita por sí sola todo el trayecto. Q7 e IATA aportan contexto para documentación y manipulación; las condiciones de aceptación deben proceder del material y del acuerdo concretos. Cuando faltan datos, conserva el estado pendiente en vez de asumir conformidad.