Puntos clave
- Describe hechos antes de atribuir una causa.
- Identifica unidades y lotes afectados.
- Registra la solución como un movimiento nuevo.
Reúne el paquete mínimo de evidencia
Incluye número de pedido, documento de despacho, fecha de entrega y conteo por referencia. Señala si faltan unidades, cambia la presentación o se recibe otro lote. Adjunta imágenes pertinentes y conserva el embalaje cuando pueda ayudar a investigar, siguiendo las condiciones acordadas.
No conviertas una diferencia de conteo en una acusación sin datos. Puede existir una entrega parcial, una sustitución autorizada que no llegó al receptor o un error de preparación. La reclamación debe permitir que el proveedor contraste su registro con el tuyo.
Formato ilustrativo de reclamación
El formato evita discutir únicamente el total de la caja. Define un contacto y solicita confirmación de recepción de la incidencia. El plazo para responder debe acordarse con la contraparte; no presentes un tiempo inventado como obligación contractual.
| Campo | Ejemplo ficticio |
|---|---|
| Esperado | 20 unidades de REF-B, presentación acordada |
| Observado | 18 unidades del lote L2 y 2 del lote L3 |
| Documento pendiente | Informe y autorización de sustitución para L3 |
| Solución solicitada | Confirmar correspondencia o proponer reposición |
| Estado interno | Unidades identificadas, pendientes de revisión |
Concilia la resolución comercial y física
Si hay reposición, vincula su recepción con la incidencia original. Si existe reembolso, conserva referencia y monto. Si se acepta una sustitución, registra quién la autorizó y qué documentación revisó. No cambies retrospectivamente la orden inicial para que parezca que siempre pidió lo entregado.
- Verificar que la solución cubre todas las unidades afectadas.
- Actualizar inventario sólo con movimientos respaldados.
- Mantener separada la aceptación técnica del ajuste económico.
- Cerrar la incidencia con una conclusión accesible.
Límites
Q7 y Q10 ofrecen contexto sobre registros, responsabilidades e investigación. Esta guía propone una estructura de comunicación y no determina derechos de devolución ni culpa del transportista. Las condiciones reales del acuerdo y la evaluación del material son necesarias antes de decidir devolución, uso o disposición.
Fuentes y referencias
Las referencias respaldan conceptos y métodos; no certifican los productos ni los lotes del catálogo. Los ejemplos numéricos son ilustrativos.