Cómo realizar un conteo cíclico por referencia y lote

Delimita el corte

Selecciona el alcance y registra la hora del corte. Decide cómo se controlarán entradas y salidas durante el conteo para que una operación legítima no parezca faltante. Si el sistema no permite detener movimientos, conserva una lista de los que ocurran y concílialos explícitamente.

Cuenta unidades según una presentación definida. Una caja cerrada y un envase individual no deben sumarse como si fueran la misma unidad. Comprueba también lote, ubicación y estado; cantidad correcta con lote equivocado sigue siendo una diferencia relevante.

Ejemplo de conciliación ilustrativa

El total físico podría coincidir, pero dos unidades no estaban disponibles. Ajustar únicamente el total ocultaría la causa. Una diferencia por ubicación tampoco debe tratarse automáticamente como pérdida o recepción adicional.

Investiga antes de ajustar

Revisa recepciones parciales, muestras retiradas, cambios de estado, devoluciones y errores de unidad. Cuando se necesite un ajuste, conserva valor anterior, valor nuevo, evidencia y responsable. Evita modificaciones anónimas que impidan distinguir una corrección de una salida real.

• Documentar un segundo conteo cuando sea pertinente.
• Conservar las diferencias aunque se resuelvan.
• Relacionar ajustes con eventos identificados.
• Priorizar futuras revisiones según incidencias observadas.

Límites

Q7 aporta contexto de control de materiales y FDA sobre integridad de registros. El procedimiento aquí propuesto es operativo, no una auditoría certificada. Un conteo correcto no demuestra calidad analítica ni condiciones de conservación; esos controles deben mantenerse vinculados al inventario sin confundirse con la comprobación de cantidades.